Problemet
Før systemet ble utviklet, hadde Relationsformidlerne behov for et enkelt men kraftig verktøy for å bevare oversikten over mange oppgaver, kunder og konsulenter. Opplysninger om år, måned, kunde, sted, økonomi, status og tilknyttede konsulenter var ikke samlet i ett struktureret system, og fakturering foregikk separat i økonomisystemet.
Det gjorde det vanskelig raskt å se hvilke oppgaver som er planlagt, hvem som er involvert, hva som er fakturert og hva som er betalt. Bytte mellom oppgavestyring og økonomisystem skapte ekstra manuelt arbeid og risiko for feil og gjorde daglig administrativ oppgavestyring mer tidskrevende og mindre gjennomsiktig.
Målet med prosjektet
Målet var å utvikle en enkel, overskuelig og webbasert applikasjon som gir Relationsformidlerne full oversikt over oppgaver, kunder, konsulenter, status og økonomi – og samtidig reduserer friksjon rundt fakturering.
Systemet skulle samle all oppgavs- og kundeinformasjon på ett sted, gjøre det mulig raskt å finne og filtrere oppgaver på tvers av sentrale parametere, støtte gjennomsiktighet i status- og betalingsforløp og gjøre det mulig å opprette og håndtere fakturaer direkte fra oppgavestyringssystemet via e-conomic med automatisk avspeiling av betalinger i oppgavestatus.
Løsningen
Løsningen er et internt, webbasert oppgavestyringssystem som administreres av Relationsformidlerne og er integrert med e-conomic via deres API. Systemet er desktop-first men responsivt, og i første versjon er det kun administrative brukere som kan logge inn via e-post og passord.
Applikasjonen introduserer sentrale objekter som kunder, oppgaver, konsulenter, økonomi og statusser og gir et konsistent datagrunnlag som kan utvides over tid.
- Kunder som selvstendige objekter som kan gjenbrukes på tvers av oppgaver
- Strukturerte oppgaver med tidsreferanse, kunde, sted, økonomi, konsulenter og status
- Økonomioversikt og fakturering der oppgaver danner grunnlag for fakturaer i e-conomic
- Globalt statussystem med standardstatusser og sentral administrasjon
- Statushistorikk og synlighet av betalinger via to-vei integrasjon til e-conomic
- Arkivering fremfor sletting, slik at fullførte oppgaver bevares i en arkivvisning
Slik fungerer systemet
Systemet er bygget som en webapplikasjon der interne administratorer arbeider i en samlet oversikt som er tett koblet til økonomisystemet via API. Oppgaver og kunder registreres på ett sted, og økonomidata brukes direkte til fakturering.
- Input og dataregistrering gjennom kunde- og oppgaveopprettelse med dynamisk kundesøk
- Oversikt, søk og filtrering via en samlet tabelloversikt med global søk, kombinerbare filtre og gruppering
- Fakturering via e-conomic der relevant informasjon sendes direkte fra oppgavestyringssystemet til økonomisystemet
- To-vei integrasjon der betalingsinformasjon hentes tilbake og automatisk oppdaterer oppgavestatus
- Et tydelig oppgaveflyt fra opprettelse til arkivering der økonomisk fremdrift avspeiles i status
Prosjektets nåværende status
Systemet er implementert som en intern webapplikasjon hos Relationsformidlerne og tatt i bruk av de administrative brukerne. Løsningen støtter innlogging for admin-rollen og de beskrevne kjernefunksjonene for opprettelse, visning, søk, filtrering, gruppering, statushåndtering, historikk og arkivering av oppgaver.
To-vei integrasjonen til e-conomic er etablert, slik at fakturering kan initieres direkte fra systemet og betalinger kan brukes til automatisk statusoppdatering. Siden systemet nylig er implementert, samles det fortsatt inn data og erfaringer med bruken og de økonomiske effektene.
Sentrale innsikter fra prosjektet
Prosjektet viser at et relativt enkelt men velstrukturert oppgavestyringssystem kan skape betydelig verdi for interne, administrative prosesser – særlig når det kobles direkte til økonomisystemet.
Ved å definere tydelige objekter (kunder, oppgaver, konsulenter, statusser og økonomi) og kombinere dem med to-vei integrasjon til e-conomic oppnås en samlet økonomisk oversikt, redusert manuelt arbeid og bedre kontroll over betalinger.
Andre organisasjoner kan lære at en fokusert oppgavestyringsløsning med integrert økonomiflyt kan være et sterkt alternativ til å arbeide i separate verktøy, særlig når målet er å bevare domènespesifikk struktur og samtidig utnytte et etablert økonomisystem via API.
Fremtidig potensial
Systemet er designet med en tydelig og utvidbar struktur, noe som gir flere realistiske utviklingsmuligheter som kan bygge videre på den eksisterende e-conomic-integrasjonen.
- Utvidet synkronisering av økonomidata, f.eks. gebyrer, kreditnotaer eller delbetalinger
- Flere rapporter og dashboards som kombinerer oppgavs- og betalingsstatus på tvers av kunder og perioder
- Nye funksjoner i oppgavestyringssystemet, f.eks. vedlegg, lagrede visninger og eksport til CSV/Excel
- Nye brukertyper og integrasjoner, f.eks. konsulentinnlogging og kobling til andre relevante systemer
Med den nåværende arkitekturen, fokus på enkelhet og den etablerte to-vei integrasjonen til e-conomic står oppgavestyringssystemet som et solid fundament som kan skaleres og utvides i takt med at Relationsformidlernes behov utvikler seg.
