Problemet
Före systemet utvecklades hade Relationsformidlerne behov av ett enkelt men kraftfullt verktyg för att behålla översikten över många uppgifter, kunder och konsulter. Uppgifter om år, månad, kund, plats, ekonomi, status och tillhörande konsulter var inte samlade i ett strukturerat system, och fakturering skedde separat i ekonomisystemet.
Det gjorde det svårt att snabbt se vilka uppgifter som är planerade, vem som är involverad, vad som är fakturerat och vad som är betalt. Växlingen mellan uppgiftshantering och ekonomisystem skapade extra manuellt arbete och risk för fel och gjorde den dagliga administrativa uppgiftshanteringen mer tidskrävande och mindre transparent.
Projektets mål
Målet var att utveckla en enkel, överskådlig och webbaserad applikation som ger Relationsformidlerne full översikt över uppgifter, kunder, konsulter, status och ekonomi – och samtidigt minskar friktion kring fakturering.
Systemet skulle samla alla uppgifts- och kunduppgifter på ett ställe, göra det möjligt att snabbt hitta och filtrera uppgifter över centrala parametrar, stödja transparens i status- och betalningsförlopp och göra det möjligt att skapa och hantera fakturor direkt från uppgiftshanteringssystemet via e-conomic med automatisk återspegling av betalningar i uppgiftsstatus.
Lösningen
Lösningen är ett internt, webbaserat uppgiftshanteringssystem som administreras av Relationsformidlerne och är integrerat med e-conomic via deras API. Systemet är desktop-first men responsivt, och i första versionen är det endast administrativa användare som kan logga in via e-post och lösenord.
Applikationen introducerar centrala objekt som kunder, uppgifter, konsulter, ekonomi och status och ger en konsekvent datagrund som kan utvidgas över tid.
- Kunder som självständiga objekt som kan återanvändas över uppgifter
- Strukturerade uppgifter med tidsreferens, kund, plats, ekonomi, konsulter och status
- Ekonomiöversikt och fakturering där uppgifter bildar grund för fakturor i e-conomic
- Globalt statussystem med standardstatusar och central administration
- Statushistorik och synlighet av betalningar via tvåvägsintegration till e-conomic
- Arkivering istället för radering, så avslutade uppgifter bevaras i en arkivvy
Hur systemet fungerar
Systemet är byggt som en webbapplikation där interna administratörer arbetar i en samlad översikt som är tätt kopplad till ekonomisystemet via API. Uppgifter och kunder registreras på ett ställe och ekonomidata används direkt för fakturering.
- Input och dataregistrering genom kund- och uppgiftsskapande med dynamisk kundsökning
- Översikt, sökning och filtrering via en samlad tabellöversikt med global sökning, kombinerbara filter och gruppering
- Fakturering via e-conomic där relevant information skickas direkt från uppgiftshanteringssystemet till ekonomisystemet
- Tvåvägsintegration där betalningsinformation hämtas tillbaka och automatiskt uppdaterar uppgiftsstatus
- Ett tydligt uppgiftsflöde från skapande till arkivering där ekonomisk framdrift återspeglas i status
Projektets nuvarande status
Systemet är implementerat som en intern webbapplikation hos Relationsformidlerne och tas i bruk av de administrativa användarna. Lösningen stöder inloggning för admin-rollen och de beskrivna kärnfunktionerna för skapande, visning, sökning, filtrering, gruppering, statushantering, historik och arkivering av uppgifter.
Tvåvägsintegrationen till e-conomic är etablerad, så fakturering kan initieras direkt från systemet och betalningar kan användas för automatisk statusuppdatering. Eftersom systemet nyligen implementerats samlas fortfarande data och erfarenheter av användningen och de ekonomiska effekterna in.
Centrala insikter från projektet
Projektet visar att ett relativt enkelt men välstrukturerat uppgiftshanteringssystem kan skapa betydande värde för interna, administrativa processer – särskilt när det kopplas direkt till ekonomisystemet.
Genom att definiera tydliga objekt (kunder, uppgifter, konsulter, status och ekonomi) och kombinera dem med en tvåvägsintegration till e-conomic uppnås en samlad ekonomisk översikt, reducerat manuellt arbete och bättre kontroll över betalningar.
Andra organisationer kan lära att en fokuserad uppgiftshanteringslösning med integrerat ekonomiflöde kan vara ett starkt alternativ till att arbeta i separata verktyg, särskilt när målet är att bevara domänspecifik struktur och samtidigt utnyttja ett etablerat ekonomisystem via API.
Framtida potential
Systemet är designat med en tydlig och utvidgbar struktur, vilket ger flera realistiska utvecklingsmöjligheter som kan bygga vidare på den befintliga e-conomic-integrationen.
- Utökad synkronisering av ekonomidata, t.ex. avgifter, kreditnotor eller delbetalningar
- Fler rapporter och dashboards som kombinerar uppgifts- och betalningsstatus över kunder och perioder
- Nya funktioner i uppgiftshanteringssystemet, t.ex. bilagor, sparade vyer och export till CSV/Excel
- Nya användartyper och integrationer, t.ex. konsultinloggning och koppling till andra relevanta system
Med den nuvarande arkitekturen, fokus på enkelhet och den etablerade tvåvägsintegrationen till e-conomic står uppgiftshanteringssystemet som en solid grund som kan skalas och utvidgas i takt med att Relationsformidlernes behov utvecklas.
