Opgavestyring med direkte fakturering via e-conomic

Før systemet blev udviklet, havde Relationsformidlerne behov for et enkelt, men stærkt værktøj til at bevare overblikket over mange opgaver, kunder og konsulenter. Oplysninger om år, måned, kunde, sted, økonomi, status og tilknyttede konsulenter var ikke samlet i ét struktureret system, og fakturering foregik separat i økonomisystemet.

Det gjorde det vanskeligt hurtigt at se, hvilke opgaver der er planlagt, hvem der er involveret, hvad der er faktureret, og hvad der er betalt. Skiftet mellem opgavestyring og økonomisystem skabte ekstra manuelt arbejde og risiko for fejl.

Målet var at udvikle en simpel, overskuelig og webbaseret applikation, der giver fuldt overblik over opgaver, kunder, konsulenter, status og økonomi, og samtidig reducerer friktion omkring fakturering.

Systemet skulle samle alle opgave- og kundeoplysninger ét sted, gøre det muligt hurtigt at finde og filtrere opgaver på tværs af centrale parametre, understøtte gennemsigtighed i status- og betalingsforløb og gøre det muligt at oprette og håndtere fakturaer direkte fra opgavestyringssystemet via e-conomic.

Løsningen er et internt, webbaseret opgavestyringssystem, der administreres af Relationsformidlerne og er integreret med e-conomic via deres API. Systemet er desktop-first, men responsivt, og introducerer centrale objekter som kunder, opgaver, konsulenter, økonomi og statusser i ét konsistent datagrundlag:

• Kunder som selvstændige objekter, der kan genbruges på tværs af opgaver
• Strukturerede opgaver med tidsreference, kunde, sted, økonomi, konsulenter og status
• Økonomioversigt og fakturering, hvor opgaver danner grundlag for fakturaer i e-conomic
• Globalt status-system med standardstatusser og central administration
• Statushistorik og synlighed af betalinger via to-vejs integration til e-conomic
• Arkivering frem for sletning, så afsluttede opgaver bevares i et arkiv-view

Systemet er bygget som en webapplikation, hvor interne administratorer arbejder i et samlet overblik, der er tæt koblet til økonomisystemet via API. Opgaver og kunder registreres ét sted, og økonomidata bruges direkte til fakturering:

• Input og dataregistrering gennem kunde- og opgaveoprettelse med dynamisk kundesøgning
• Overblik, søgning og filtrering via en samlet tabeloversigt med global søgning, kombinerbare filtre og gruppering
• Fakturering via e-conomic, hvor relevante oplysninger sendes direkte fra opgavestyringssystemet
• To-vejs integration, hvor betalingsinformation hentes tilbage og automatisk opdaterer opgavestatus
• Et tydeligt opgaveflow fra oprettelse til arkivering, hvor økonomisk fremdrift afspejles i status

Systemet er implementeret som en intern webapplikation og taget i brug af de administrative brugere. Løsningen understøtter login for admin-rollen og kernefunktionerne til oprettelse, visning, søgning, filtrering, gruppering, statusstyring, historik og arkivering af opgaver.

Den to-vejs integration til e-conomic er etableret, så fakturering kan initieres direkte fra systemet, og betalinger kan bruges til automatisk statusopdatering. Da systemet er nyligt implementeret, indsamles der fortsat data og erfaringer med brugen og de økonomiske effekter.

Projektet viser, at et relativt simpelt, men velstruktureret opgavestyringssystem kan skabe væsentlig værdi for interne, administrative processer, især når det kobles direkte til økonomisystemet.

Ved at definere klare objekter (kunder, opgaver, konsulenter, statusser og økonomi) og kombinere dem med en to-vejs integration til e-conomic opnås et samlet økonomisk overblik, reduceret manuelt arbejde og bedre kontrol over betalinger.

Andre organisationer kan lære, at en fokuseret opgavestyringsløsning med integreret økonomiflow kan være et stærkt alternativ til at arbejde i adskilte værktøjer, særligt når målet er at bevare domænespecifik struktur og samtidig udnytte et etableret økonomisystem via API.

Med den nuværende arkitektur, fokus på enkelhed og den etablerede to-vejs integration til e-conomic står opgavestyringssystemet som et solidt fundament, der kan skaleres og udbygges i takt med, at behovene udvikler sig.