Sådan måler I effekten af AI: baseline før begejstring

Hvad er en baseline?

En baseline er en opgørelse af, hvad en proces koster i dag, før der ændres noget. Ikke en konsulentrapport, men tre-fire tal på et ark: hvor mange timer bruger vi om ugen, hvor ofte skal noget laves om, og hvor lang tid går der fra start til slut.

Baselinen er hele forskellen på at kunne sige, at det føles hurtigere, og at kunne sige, at vi har sparet ni timer om ugen. Det første er en stemning. Det andet er et beslutningsgrundlag.

Hvilke tre tal skal jeres baseline indeholde?

Tre målinger dækker langt de fleste processer. De kan typisk opgøres på en uge, uden nye værktøjer.

• •Timer pr. uge: hvor meget arbejdstid lægger teamet samlet i processen? Spørg dem, der udfører arbejdet, ikke kalenderen.
• •Fejl og omarbejde: hvor ofte skal et resultat rettes, godkendes om eller laves forfra?
• •Gennemløbstid: hvor lang tid går der, fra opgaven opstår, til den er afsluttet? Ventetid tæller med.

Hvordan ser målt effekt ud i praksis?

De stærkeste effekt-tal er dem, kunden selv gør op. Zignifikant gik på én dag fra et komplekst Excel-regneark til et internt værktøj og opgjorde selv besparelsen til cirka 50 timers manuelt arbejde hvert kvartal. Efter en måned i drift dækkede værktøjet kunder svarende til cirka 2 procent af alle danske virksomheder tilmeldt One Stop Shop Moms. Tallene er kundens egne opgørelser, ikke vores estimater.

SYBO Games byggede på én workshopdag selv et værktøj, de tidligere havde brugt 300.000 kroner på at få bygget eksternt uden at nå i mål. Og hos Radiometer blev tre dokumentformater samlet i ét automatiseret oversættelsesflow med færre manuelle trin og bedre sporbarhed. Fælles for alle tre: effekten kan efterprøves, fordi der findes et før og et efter.

Hvordan omregner I timer til kroner uden at pynte?

Timer bliver kun til kroner, hvis de frigjorte timer faktisk bruges på noget andet. Brug den reelle timeomkostning, ikke en gennemsnitlig salgspris, og træk løsningens driftsomkostninger fra: licenser, drift og den tid, der stadig bruges på kontrol og godkendelse.

Vær konservativ. En business case, der holder med forsigtige antagelser, overlever det første ledermøde. En, der kræver optimistiske antagelser, gør ikke.

Hvad skal I ikke tælle med?

Tre ting hører ikke hjemme i regnestykket: estimater uden baseline, for de kan hverken bekræftes eller afkræftes; engangseffekter som en oprydning, der alligevel skulle laves; og leverandørens egne tal om, hvad kunder plejer at spare. Det gælder også os. Bed altid om at få effekten opgjort på jeres egne processer, med jeres egen baseline.