Fra Google Sheets til en skræddersyet ordreplatform for to teknologifonde

To fonde med mere end 300 aktier i hver betyder, at der hver dag ligger mange ordrer i markedet. Handler bliver løbende eksekveret. Likviditet, åbne ordrer og ordrer, der udløber, skal holdes samlet. Gøres det manuelt, tager det tid fra det arbejde, en forvalter egentlig bør bruge tid på.

Mads havde selv bygget et system i Google Sheets til at holde styr på det. Det virkede, men han vidste, at en større del af arbejdet skulle automatiseres. Han ventede, fordi han ikke selv kunne tegne den færdige løsning på forhånd.

Målet var ikke at erstatte Mads' dømmekraft. Automatiseringen skulle klargøre forslag og overblik, så han kunne godkende og handle der, hvor det skaber værdi. Konkret skulle løsningen:

• samle ordrer, fills, udløb og likviditet for begge fonde ét sted
• reducere manuelt arbejde med handelsbekræftelser og ordrekladder
• bevare manuel godkendelse, før noget sendes videre til Fundmarket
• kunne udvides, når nye behov viser sig i den daglige brug

Første skridt blev bevidst taget i Google Sheets, fordi det var det system, Mads kendte og allerede arbejdede i. Automatiseringen af de kendte arbejdsgange blev så stærk, at næste skridt kom af sig selv: en rigtig database og en webplatform bygget til NewDeal Invest.

Platformen er en intern ordreplatform med fonde som tenants. Mads beskriver, hvad han gerne vil kunne, og hvilke problemer der skal løses. Derfra struktureres data og automatiseringer, og så starter den del, han selv kalder den mest værdifulde: itereringen.

• Webplatform til dashboard, ordrekladde, ordregenerering og handelsindbakke
• Aktive ordrer i liste og strike-matrix på tværs af de to fonde
• Likviditetsoverblik med morgen-kasse, dagens fills og alarmgrænser
• Aktieindstillinger, bankvalidering og log til drift
• Postgres som system of record, i stedet for Sheets som sandhed
• Forslag klargøres automatisk, godkendelse og eksport til Fundmarket forbliver manuelle

Arbejdet er et flow fra markedet ind i platformen og videre til Fundmarket, med Mads i loopet dér, hvor en beslutning skal tages:

1. 1

   Marked og bank lander i systemet

   Handelsbekræftelser og positionsdata kommer ind via mail og filer. Platformen parser, matcher og lægger forslag klar, i stedet for at Mads skal taste dem ind.

2. 2

   Overblik og regler i databasen

   Ordrer, positioner og likviditet ligger struktureret pr. fond. Data kan grupperes, filtreres og bruges til automatiseringer, når et mønster gentager sig.

3. 3

   Godkendelse og videre arbejde

   Ordrekladden følger samme kolonneorden som Fundmarket-arket. Mads godkender, eksporterer og sender videre. Når han bruger systemet, opstår nye idéer, og vi bygger videre.

Platformen er i drift for begge fonde og bruges i den daglige forvaltning. Det, der oprindeligt var aftalt, er leveret, men projektet er ikke afsluttet. NewDeal Invest har købt flere timer, og databasen udvikles løbende, efterhånden som nye behov viser sig i brugen.

Der findes ikke et opgjort time-tal for den tid, der er sparet. Mads' egen vurdering er, at værdien har været større end prisen hele vejen, og at automatiseringen især frigør tid til det arbejde, hvor hans tid skaber mere værdi for investorerne.

Casen viser, at man ikke behøver den perfekte løsning på papir, før man går i gang. Mads' vigtigste anbefaling til andre virksomheder er at tage kontakt og begynde at bygge, fordi strukturen først bliver tydelig, når systemet bruges.

Et andet punkt er rækkefølgen: start dér, hvor kunden allerede arbejder, også selv om det er Google Sheets. Når værdien er synlig, er springet til en rigtig database et forretningsvalg, ikke et teknologivalg.

Når virksomhedens data ligger i en database, der er specialdesignet til egne processer, åbner der sig løbende nye automatiseringer. Projektet handler derfor ikke kun om at fjerne en eksisterende manuel proces. Det handler om at gentænke selve arbejdsprocessen, mens den kører.

NewDeal Invest startede med ét konkret problem. Resultatet skabte så meget værdi, at næste skridt blev en ny database, og at samarbejdet nu fortsætter for at gøre platformen endnu bedre.