Anvendelse
Dokumenterne finder selv vej og arkiv.
Post, kontrakter og bilag læses og kategoriseres efter jeres regler, journaliseres dér de skal findes igen, og stopper ved godkendelse, når noget ikke passer.
Hvad er Dokumentautomatisering og kontraktjournalisering?
Dokumentautomatisering er, når indgående post, kontrakter og bilag læses, kategoriseres og sendes til det rigtige system eller den rigtige kollega — med journalisering, sporbarhed og et menneske i loopet, når aflæsningen er usikker.
Problemet
Indbakken er blevet en arbejdsopgave
Hver dag lander dokumenter, som nogen skal åbne, forstå og sende videre: kontrakter til journalisering, post til den rigtige afdeling, bilag til økonomi. Det er rutine, men det kræver opmærksomhed og afbryder det arbejde, der skaber værdi.
Når det hober sig op, opstår fejlene: kontrakter der aldrig bliver registreret, post der ligger for længe, og bilag der bogføres forkert, fordi nogen gættede under tidspres.
Løsningen
Et dokumentflow i jeres egne systemer
Vi bygger flowet omkring jeres eksisterende arkiv, ERP og godkendelsesregler — ikke som en ny indbakke ved siden af. AI læser dokumentet, udtrækker de felter I har brug for, og sender det til det rigtige system eller den rigtige kollega efter jeres kategorier.
Usikker aflæsning, følsomme dokumenter og beløbsgrænser sender sagen til manuel godkendelse med alt forarbejdet gjort. Hele kæden logges, så I kan se, hvad der blev læst, sendt og godkendt.
Processen
Sådan ser et typisk dokumentflow ud
Vi starter med én dokumenttype — typisk kontrakter eller indgående post — så kategorier og godkendelsesregler kan testes på rigtige data, før flere formater tilføjes.
Modtag og aflæs
Dokumentet hentes fra mail, scan eller upload, og type, parter, datoer og nøglefelter udtrækkes — også fra PDF og billeder, når kvaliteten er tilstrækkelig.
Kategorisér og journalisér
Systemet matcher mod jeres dokumenttyper og sender filen til det rigtige arkiv, sag eller økonomisystem med de metadata, der skal bruges til søgning og revision.
Godkend ved usikkerhed
Følsomme kategorier, nye leverandører eller lav OCR-kvalitet stopper ved en kollega med forarbejdet gjort — intet journaliseres i stilhed.
Risici
Typiske risici — og hvordan vi mitigerer dem
- Forkert kategori eller arkiv: obligatorisk godkendelse for nye dokumenttyper og usikre matches.
- Lav OCR-kvalitet: usikre felter eskaleres — systemet gætter ikke stille.
- GDPR og adgang: flowet følger jeres eksisterende rettigheder; følsomme kategorier kan have egne regler.
- Pilot uden driftsejer: vi navngiver ansvar for kategorier, arkiv og godkendelse, før noget sættes i produktion.
- Hvilke dokumenttyper kan I starte med?
- Ofte kontrakter, indgående post eller bilag til økonomi — afhængigt af hvor volumen og fejlomkostning er størst. Afklaringskaldet kortlægger prioritet og systemer.
- Integrerer det med vores arkiv og ERP?
- Ja. Vi bygger mod de systemer, I har — typisk e-conomic, Business Central og jeres eksisterende dokumentarkiv med API eller fil-drop.
- Overlap med fakturaautomatisering?
- Fakturaer er én dokumenttype i et bredere flow. Mange starter med bilag og udvider til kontrakter og post, når match-logikken sidder.
- Hvor lang tid tager det at komme i drift?
- En fokuseret pilot med én dokumenttype tager typisk få uger fra kortlægning til første rigtige dokument i arkivet. Omfang afhænger af antal kategorier og integrationer.
Klar til at gå fra idé til drift?
30 minutter, konkret gennemgang, ingen salgstale. I får et bud på, hvor AI kan flytte mest for jer.
Svar inden for én arbejdsdag · Ingen salgstale, bare en konkret gennemgang