Løsning
Dokumenterne finder selv vej.
Kontrakter, bilag og indgående post læses, kategoriseres og sendes derhen, hvor de skal. Automatisk, med log, og med et menneske i loopet, hvor det er kritisk.
Hvad er Automatisk data- og dokumenthåndtering?
Automatisk dokumenthåndtering er, når AI læser, kategoriserer og videresender indgående dokumenter, kontrakter, bilag og post, til de rigtige systemer og mennesker, uden manuel sortering undervejs.
Kender I det?
Indbakken er blevet en arbejdsopgave
Hver dag lander der dokumenter, som nogen skal åbne, forstå og sende videre: fakturaer til kontering, kontrakter til journalisering, post til den rigtige afdeling. Det er rutine, men det kræver opmærksomhed, og det afbryder det arbejde, der faktisk skaber værdi.
Når det hober sig op, opstår fejlene: bilag, der bogføres forkert, kontrakter, der aldrig bliver journaliseret, og henvendelser, der ligger for længe.
Sådan gør vi
Hvordan håndterer AI jeres dokumenter?
Flowet bygges i jeres systemer og med jeres regler, ikke som en ny indbakke ved siden af.
Læs og forstå
AI læser dokumentet, uanset om det er en PDF, en mail eller et foto af et bilag, og udtrækker de data, der skal bruges.
Kategorisér og send videre
Dokumentet får den rigtige kategori og sendes til det rigtige system eller den rigtige kollega, efter jeres regler.
Godkend, hvor det er kritisk
Beløbsgrænser, følsomme dokumenter eller usikker aflæsning sender dokumentet til manuel godkendelse, med alt forarbejdet gjort.
Konkrete eksempler
Hvilke dokumentflows kan automatiseres?
Bilag til økonomisystemet
Kvitteringer og fakturaer aflæses, konteres efter jeres kontoplan og lægges klar til godkendelse og bogføring.
Journalisering af kontrakter
Nye kontrakter registreres med parter, datoer og vilkår og arkiveres der, hvor de skal findes igen.
Fordeling af indgående post
Mails og breve kategoriseres og lander hos den rigtige afdeling med det samme, uden en manuel postkasse-vagt.
Udtræk fra store dokumentmængder
Nøgledata trækkes ud af hundredvis af ensartede dokumenter, i stedet for manuelle gennemlæsninger.
Leverancen
Det får I
- Et kørende dokumentflow i jeres egne systemer
- Godkendelsestrin præcis dér, hvor I vil have dem
- Fuld log over, hvad der er læst, sendt og godkendt
- Dokumentation og oplæring
- Klar ansvarsfordeling for drift
- Hvilke formater kan I håndtere?
- PDF'er, mails, billeder af bilag, Office-dokumenter og de fleste andre gængse formater. Er kvaliteten for lav, fx et skævt foto, ryger dokumentet til manuel behandling i stedet for at blive gættet.
- Hvor præcis er aflæsningen?
- Høj på ensartede dokumenter, og vigtigere: Flowet kender sin egen usikkerhed. Er sikkerheden lav, stopper dokumentet ved et menneske, så fejl ikke bogføres i stilhed.
- Integrerer det med vores økonomisystem?
- Ja. Vi bygger til de systemer, I har, fx e-conomic og Business Central, og godkendelsesflows følger jeres eksisterende arbejdsgange.
- Hvad med følsomme dokumenter?
- Kategorier som HR eller kontrakter kan markeres som følsomme og få deres egne regler for adgang, godkendelse og opbevaring, dokumenteret, så I kan stå på det.
- Hvad koster automatisk dokumenthåndtering?
- Det afhænger af antallet af dokumenttyper og de systemer, der skal forbindes. Afklaringskaldet er uden beregning, og efter kortlægningen får I et konkret tilbud, før noget sættes i drift.
Relaterede løsninger
Det hænger sammen
Klar til at gå fra idé til drift?
30 minutter, konkret gennemgang, ingen salgstale. I får et bud på, hvor AI kan flytte mest for jer.
Svar inden for én arbejdsdag · Ingen salgstale, bare en konkret gennemgang