Anvendelse
Fakturaer bogføres uden manuel indtastning.
Bilag lander i indbakken eller ERP, data aflæses og matches mod ordre og historik, og bogholderen godkender i det system, de allerede bruger — ikke i endnu en indbakke.
Hvad er Fakturaautomatisering med AI og godkendelse?
Fakturaautomatisering er, når indgående fakturaer og bilag aflæses, matches mod indkøbsordre og leverandørdata, og lægges klar til godkendelse i jeres økonomisystem — med et menneske i loopet, når beløb eller leverandør afviger.
Problemet
Bogføring starter i PDF og Excel
Hver uge lander fakturaer som PDF, mail eller scan. Nogen åbner dem, taster leverandør, beløb og konti, og holder dem op mod indkøbsordre — ofte i et andet system. Det er rutine, men det afbryder det arbejde, der skaber værdi, og fejl opdages først ved månedsafslutning.
Når volumen stiger, bliver match mod ordre og leverandør usikkert: dubletter bogføres, nye leverandører oprettes forkert, og godkendelse bliver en flaskehals, fordi alt forarbejde mangler, når bilaget når bogholderen.
Løsningen
Et faktura- og bilagsflow i jeres egne systemer
Vi bygger flowet omkring jeres eksisterende økonomisystem og godkendelsesregler — ikke som en ny portal ved siden af. AI aflæser bilaget, matcher mod indkøbsordre, leverandør og historik, og foreslår kontering. Er match sikkert, lander udkastet klar til godkendelse; er det ikke, stopper bilaget med tydelig årsag.
Godkendelse sker dér, hvor arbejdet allerede foregår: i ERP, e-conomic eller Business Central. Hele kæden logges, så I kan se, hvad der blev læst, matchet og godkendt — og hvor et menneske greb ind.
Processen
Sådan ser et typisk fakturaflow ud
Vi starter med én bilagstype og faste leverandører, så match-logik og tolerancer kan testes på rigtige data, før flere dokumenttyper tilføjes.
Modtag og aflæs
Fakturaen hentes fra mail, scan eller ERP, og leverandør, beløb, dato og linjer udtrækkes — også fra billeder af bilag, når kvaliteten er tilstrækkelig.
Match mod ordre og historik
Systemet holder bilaget op mod indkøbsordre, leverandørstamdata og tidligere bogføringer. Afvigelser over jeres tolerancer sender bilaget til manuel gennemgang med forarbejdet gjort.
Godkend og bogfør
Bogholderen godkender i økonomisystemet. Postering sker først efter godkendelse, og hele forløbet gemmes til revision og opfølgning.
Risici
Typiske risici — og hvordan vi mitigerer dem
- Forkert match mod ordre: tolerancer og obligatorisk manuel godkendelse for nye leverandører og store afvigelser.
- Lav OCR-kvalitet på scans: usikre felter eskaleres — systemet gætter ikke stille.
- GDPR og adgang: flowet følger jeres eksisterende rettigheder i ERP; ingen bredere dataadgang end i dag.
- Pilot uden driftsejer: vi navngiver ansvar for regler, leverandørliste og godkendelse, før noget sættes i produktion.
- Hvilke økonomisystemer kan I koble på?
- Vi bygger mod de systemer, I har — typisk e-conomic, Business Central og andre ERP'er med API. Afklaringskaldet kortlægger integration og godkendelsesflow, før vi estimerer.
- Skal vi rydde op i leverandørdata først?
- Nej. Vi starter med de leverandører og bilagstyper, der har højest volumen og mest ensartet layout. Stamdata forbedres løbende, mens flowet kører.
- Hvad med fakturaer uden indkøbsordre?
- De kan stadig køre gennem flowet med match mod leverandør og historik. I definerer, hvornår ordre er påkrævet, og hvornår manuel godkendelse altid skal ind.
- Hvor lang tid tager det at komme i drift?
- En fokuseret pilot med én bilagstype tager typisk få uger fra kortlægning til første rigtige bilag i godkendelseskøen. Omfang afhænger af ERP og antal dokumenttyper.
Klar til at gå fra idé til drift?
30 minutter, konkret gennemgang, ingen salgstale. I får et bud på, hvor AI kan flytte mest for jer.
Svar inden for én arbejdsdag · Ingen salgstale, bare en konkret gennemgang